Mijn naam is (Uw naam) en ik ben een trouwe klant van uw bedrijf. Ik schrijf u deze brief om mijn ontevredenheid te uiten over een product dat ik onlangs bij uw firma heb gekocht. Het betreft het volgende product:
Productnaam:(Naam van het product)
Modelnummer:(Modelnummer van het product)
Besteldatum:(Besteldatum)
Ordernummer:(Ordernummer)
Na ontvangst merkte ik meteen dat het product niet naar behoren functioneerde. De specifieke problemen die ik heb ondervonden zijn als volgt:
(Detail van het probleem 1)
(Detail van het probleem 2)
(Detail van het probleem 3)
Deze problemen hebben voor aanzienlijke ongemakken gezorgd, met name (Specifieke situatie of irritatie die door het probleem is veroorzaakt). Bovendien voldoe ik aan de garantie- en retourvoorwaarden die op uw website vermeld staan.
Gezien deze omstandigheden verzoek ik om een passende oplossing. Bij voorkeur zou dit een van de volgende opties zijn:
Een volledige terugbetaling van de aankoopprijs.
Een vervanging van dezelfde of vergelijkbare waarde.
Een reparatie van het defecte product.
Ik zou het zeer op prijs stellen als u deze kwestie met spoed kunt behandelen. Kunt u mij binnen (Aantal dagen) dagen laten weten welke stappen u onderneemt om dit probleem op te lossen?
Bijgevoegd vindt u kopieën van de aankoopbewijzen en verdere documentatie die relevant kan zijn voor uw onderzoek. Aarzel niet om contact met mij op te nemen als u verdere informatie nodig heeft. U kunt mij bereiken via (Uw telefoonnummer) of per e-mail op (Uw e-mailadres).
Bij voorbaat dank voor uw aandacht en medewerking.
Met vriendelijke groet,
(Uw naam)
(Uw adres)
(Postcode en woonplaats)
Als je dit voorbeeld van een sjabloon leuk vindt, kun je het hieronder downloaden in PDF- of WORD-formaat
Hier laten we twee voorbeelden achter
Geachte Heer/Mevrouw,
Ik schrijf u deze brief om mijn ongenoegen te uiten over een product dat ik recentelijk bij uw bedrijf heb aangeschaft. Op 15 oktober 2023 heb ik een laptop van het merk XYZ, model ABC123, besteld via uw website. Het bestelnummer is 1234567890.
Bij het ontvangen van de laptop, merkte ik onmiddellijk enkele gebreken op die de algehele functionaliteit van het apparaat ernstig beïnvloeden. Hieronder zal ik de specifieke problemen die ik heb ervaren in detail beschrijven:
Beeldschermkwaliteit: Het beeldscherm vertoont constant flikkeringen en er zijn dode pixels zichtbaar in de rechterbovenhoek.
Batterijduur: De batterij gaat aanzienlijk minder lang mee dan aangegeven op uw website, namelijk slechts 2 uur in plaats van de geadverteerde 10 uur.
Toetsenbord: Verschillende toetsen reageren niet goed bij het typen, wat het moeilijk maakt om effectief te werken op de laptop.
Oververhitting: Na ongeveer 30 minuten gebruik begint de laptop extreem heet te worden, ondanks dat ik hem op een vlakke en goed geventileerde ondergrond gebruik.
Deze gebreken zijn voor mij absoluut onacceptabel, vooral gezien het feit dat ik deze laptop dringend nodig heb voor mijn werk. Daarom verzoek ik u dringend om een passende oplossing te bieden. Ik verwacht op zijn minst een volledige reparatie of een vervangend product zonder gebreken. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan verzoek ik om een volledige terugbetaling van het aankoopbedrag.
Graag hoor ik binnen 14 dagen na de datum van deze brief van u over de stappen die u gaat ondernemen om dit probleem op te lossen. Indien ik binnen deze termijn geen gepaste reactie van u ontvang, ben ik genoodzaakt om verdere stappen te ondernemen, zoals het inschakelen van de consumentenbond en andere juridische maatregelen.
In afwachting van uw snelle reactie verblijf ik,
Met vriendelijke groet, Jan de Vries [Adresgegevens] [Telefoonnummer] [Emailadres]
Vragen en antwoordenr
1. Wat moet ik opnemen in de inleidende alinea van een klachtenbrief over een product?
In de inleidende alinea van een klachtenbrief is het belangrijk om direct en duidelijk te zijn over het doel van de brief. Hier zijn enkele punten die je kunt opnemen:
Identificeer jezelf: Vermeld je naam, aankoopdetails en wanneer je het product hebt gekocht.
Introduceer het probleem: Geef een korte samenvatting van het probleem met het product.
Naming: Geef aan om welk specifiek product het gaat, inclusief merk en modelnummer.
Doel van de brief: Vermeld expliciet dat je een klacht indient en wat je hoopt dat er met deze klacht wordt bereikt (bijvoorbeeld een reparatie, vervanging of terugbetaling).
2. Hoe beschrijf ik het probleem met het product op een duidelijke en beknopte manier?
Bij het beschrijven van het probleem is het belangrijk om precies en beknopt te zijn. Hier zijn enkele tips:
Specifiek Beschrijven: Beschrijf het probleem in detail. Wat is er precies mis met het product?
Voorbeelden: Geef specifieke voorbeelden of situaties waarin het probleem zich voordoet.
Frequentie: Geef aan of het probleem consistent optreedt of slechts af en toe.
Impact: Beschrijf hoe het defect of probleem je gebruik van het product belemmert.
3. Welke details en bewijzen moet ik toevoegen om mijn klacht te ondersteunen?
Het verstrekken van bewijs is cruciaal om je klacht geloofwaardig te maken. Overweeg de volgende details:
Kopieën van aankoopbewijzen: Voeg een kopie van de bon of factuur bij.
Foto’s of video’s: Voeg visueel bewijs van het defect of probleem bij.
Corresponderende documenten: Kopieën van eerdere correspondentie met de verkoper of fabrikant kunnen nuttig zijn.
Productinformatie: Modelnummer, serienummer en specificaties kunnen helpen bij de identificatie van het product.
4. Hoe formuleer ik mijn verwachtingen of verzoeken zonder onbeleefd over te komen?
Het is belangrijk om beleefd en professioneel te blijven, zelfs als je gefrustreerd bent. Hier zijn enkele suggesties:
Duidelijkheid: Wees duidelijk over wat je van het bedrijf verwacht (bijvoorbeeld een reparatie, een vervanging, of een terugbetaling).
Respectvol taalgebruik: Gebruik zinnen zoals “Ik zou zeer op prijs stellen” of “Ik verzoek u vriendelijk” om beleefdheid te tonen.
Redelijkheid: Zorg ervoor dat je verzoek redelijk en uitvoerbaar is.
Tijdframe: Vermeld een redelijke termijn waarin je een oplossing verwacht.
5. Op welke momenten is het effectief om follow-up acties te ondernemen na het verzenden van de brief?
Follow-up acties zijn cruciaal om je klacht op het radar van het bedrijf te houden. Hier zijn enkele momenten om te overwegen:
Vervaldatum: Als je een tijdframe hebt vermeld in je brief, wacht dan tot deze datum is verstreken voordat je een follow-up begint.
Geen reactie: Als je binnen 2 weken geen reactie hebt ontvangen, stuur dan een beleefde herinnering.
Bevestiging ontvangen: Als het bedrijf bevestigt dat ze je klacht hebben ontvangen, vraag dan wat de vervolgstappen zijn en wanneer je een antwoord kunt verwachten.
Escalatie: Als je geen bevredigend antwoord krijgt, overweeg dan om je klacht te escaleren naar een hogere manager of naar een consumentenorganisatie.
6. Moet ik contactinformatie zoals mijn telefoonnummer of e-mailadres vermelden in de brief?
Ja, het is erg belangrijk om je contactinformatie te vermelden. Hier zijn enkele redenen waarom:
Bereikbaarheid: Het bedrijf moet een manier hebben om contact met je op te nemen voor verdere vragen of om je op de hoogte te houden van de status van je klacht.
Snelheid: Telefoonnummers en e-mailadressen kunnen de communicatie versnellen in vergelijking met post.
Volledigheid: Zorg ervoor dat alle mogelijke manieren om je te bereiken (telefoonnummer, e-mailadres en eventueel je postadres) duidelijk vermeld zijn in de brief.
7. Wat zijn de juridische gevolgen van het indienen van een klachtenbrief over een defect product?
Het indienen van een klachtenbrief kan verschillende juridische implicaties hebben:
Bewijsvoering: Een schriftelijke klacht kan dienen als bewijs van je poging om het probleem op te lossen, mocht je later beslissen juridische stappen te ondernemen.
Garantieclaims: Het indienen van een klachtenbrief kan helpen bij het formaliseren van een garantieclaim.
Consumentenrechten: Het informeert het bedrijf dat je op de hoogte bent van je rechten als consument en bereid bent deze op te eisen.
Juridisch Advies: Als het bedrijf niet reageert of je klachten negeert, kun je overwegen juridisch advies in te winnen om verdere stappen te ondernemen.
