Hierbij bevestigen wij de ontvangst van uw ontslagbrief van (Datum van de ontslagbrief), waarin u aangeeft uw arbeidsovereenkomst met ons bedrijf te willen beëindigen. Wij betreuren uw besluit maar respecteren uw keuze.
Uw laatste werkdag zal zijn op (Laatste werkdag), in overeenstemming met de opzegtermijn van (Aantal weken/maanden) zoals vermeld in uw arbeidscontract.
Gedurende de opzegperiode verzoeken wij u om:
Een overdracht van uw huidige projecten te verzorgen en deze compleet af te ronden.
Uw werkdocumenten en andere bedrijfsgerelateerde materialen in te leveren bij de HR-afdeling.
Eventuele resterende vakantiedagen te registreren en af te spreken over de tijdige opname daarvan.
Wij willen van deze gelegenheid gebruik maken om u te bedanken voor uw inzet en bijdrage aan het succes van (Bedrijfsnaam). Wij wensen u veel succes in uw toekomstige carrière.
Indien u vragen heeft of verdere toelichting wenst, kunt u contact opnemen met (Naam contactpersoon) via (Contactgegevens).
Als je dit voorbeeld van een sjabloon leuk vindt, kun je het hieronder downloaden in PDF- of WORD-formaat
Hier laten we twee voorbeelden achter
Geachte heer/mevrouw [Naam Medewerker],
Met deze brief bevestigen wij de ontvangst van uw ontslagbrief die wij op [Datum Ontvangst] hebben ontvangen. Wij respecteren uw beslissing om uw arbeidsrelatie met [Bedrijfsnaam] te beëindigen en willen u hierbij informeren over de vervolgstappen.
Uw officiële ontslagdatum is vastgesteld op [Ontslagdatum], wat betekent dat uw laatste werkdag op deze datum zal zijn. Voor de periode voorafgaand aan uw vertrek willen wij de volgende punten benadrukken:
Overdracht van Taken: Gelieve ervoor te zorgen dat alle lopende projecten en taken worden overgedragen aan uw collega’s en dat alle benodigde documentatie en informatie wordt gedeeld.
Inleveren van Bedrijfseigendommen: Alle bedrijfseigendommen, zoals laptops, telefoons, toegangspassen en eventuele andere eigendommen, dienen vóór uw laatste werkdag te worden ingeleverd bij de afdeling Facilitaire Zaken.
Exitgesprek: Wij zouden het op prijs stellen als u deelneemt aan een exitgesprek om uw ervaringen en suggesties voor verbetering te bespreken. Dit gesprek kan worden gepland in overleg met de HR-afdeling.
Administratieve Zaken: Controleer al uw persoonlijke en financiële gegevens zodat er geen zaken over het hoofd worden gezien met betrekking tot uw laatste loon- en eindejaarsrekeningen.
Verder willen wij van deze gelegenheid gebruik maken om u te bedanken voor de bijdrage die u gedurende uw dienstverband aan [Bedrijfsnaam] heeft geleverd. Uw inzet en professionaliteit worden zeer gewaardeerd.
Mocht u nog vragen hebben over het ontslagproces of andere gerelateerde zaken, aarzel dan niet om contact op te nemen met de HR-afdeling via [E-mail HR-afdeling] of telefonisch op [Telefoonnummer HR-afdeling].
Wij wensen u veel succes in uw toekomstige carrière en persoonlijke onderneming.
1. Wat moet er precies in een bevestiging ontslagbrief staan?
In een bevestiging ontslagbrief moeten de volgende elementen opgenomen worden om ervoor te zorgen dat het document compleet en duidelijk is:
Datum van het schrijven: Dit helpt bij het documenteren van wanneer de brief is verzonden.
Gegevens van de ontvanger: De naam en adresgegevens van de medewerker die ontslag neemt.
Onderwerpregel: Een korte en duidelijke aanduiding van het onderwerp (bijv. “Bevestiging van Ontslag”).
Formele aanhef: Een beleefde aanhef met de achternaam van de medewerker (bijv. “Geachte heer/mevrouw [Achternaam]”).
Bevestiging van ontvangst: Een bevestiging dat de ontslagbrief van de medewerker is ontvangen.
Datum laatste werkdag: De bevestiging van de laatste werkdag van de medewerker.
Eventuele bijzonderheden: Details over zaken als openstaande betalingen, teruggave van bedrijfseigendommen, en uitdiensttredingprocedures.
Afsluiting: Een dankwoord en wens voor succes in de toekomst.
Handtekening: De handtekening van de manager of HR-vertegenwoordiger, en naam en functie.
2. Hoe formateer je een bevestiging ontslagbrief professioneel?
Bij het formatteren van een bevestiging ontslagbrief om professioneel over te komen, moeten de volgende richtlijnen worden gevolgd:
Korte en bondige alinea’s: Vermijd lange stukken tekst om de leesbaarheid te verbeteren.
Gebruik van witruimte: Zorg voor voldoende marges en spaties tussen alinea’s om het document overzichtelijk te maken.
Consistente lettertype: Gebruik een standaard lettertype zoals Arial, Times New Roman of Calibri in grootte 11 of 12.
Formele toon: Gebruik beleefde en respectvolle taal zonder al te veel jargon.
Paragraafstructuur: Gebruik duidelijke paragrafen en eventueel opsommingstekens indien nodig.
3. Wanneer moet ik de bevestiging ontslagbrief versturen?
Het versturen van een bevestiging ontslagbrief moet tijdig gebeuren. Raadzaam is:
Direct na ontvangst: Verstuur de bevestiging zo snel mogelijk nadat de ontslagbrief van de medewerker ontvangen is.
Minimaal binnen een week: Zorg dat de brief binnen een week na ontvangst van het ontslag is verstuurd om de medewerker zekerheid te bieden.
4. Moet ik een specifieke reden voor ontslag in de bevestiging opnemen?
Het is niet altijd noodzakelijk om een specifieke reden voor ontslag in de bevestiging op te nemen. Belangrijke overwegingen zijn:
Ontslag door medewerker: Als de medewerker zelf ontslag neemt, is een reden meestal niet nodig.
Ontslag door werkgever: In sommige gevallen, zoals wanneer een werkgever het dienstverband beëindigt, kan het gunstig zijn om een korte uitleg te geven.
Discretie: Houd rekening met de privacy van de medewerker en beperk gedetailleerde informatie tot het noodzakelijke.
5. Is een handtekening verplicht op de bevestiging ontslagbrief?
Een handtekening op de bevestiging ontslagbrief is sterk aan te raden en vaak verplicht om de brief formeel en juridisch bindend te maken:
Formele validatie: Een handtekening valideert en formaliseert het document.
Verantwoordelijkheid: De handtekening geeft aan dat een verantwoordelijke persoon (zoals een manager of HR-verantwoordelijke) het document heeft goedgekeurd.
Juridische zekerheid: Een ondertekende brief heeft meer rechtsgeldigheid in mogelijke juridische kwesties.
6. Hoe zorg ik ervoor dat de bevestiging ontslagbrief juridisch correct is?
Om ervoor te zorgen dat de bevestiging ontslagbrief juridisch correct is, moeten de volgende stappen worden genomen:
Juridische evaluatie: Laat de brief door de juridische afdeling of een jurist controleren.
Naleving van wet- en regelgeving: Zorg dat de brief voldoet aan alle relevante arbeidswetten en bedrijfsbeleid.
Objectiviteit: Houd de toon en inhoud objectief en informatief zonder emotionele of beschuldigende taal.
Volledigheid: Vermeld alle essentiële informatie zoals de laatste werkdag, eventuele verplichtingen en relevante contactinformatie.
7. Wat zijn de mogelijke gevolgen van een fout in de bevestiging ontslagbrief?
Fouten in een bevestiging ontslagbrief kunnen verschillende negatieve gevolgen hebben:
Jurdische risico’s: Onjuiste informatie kan leiden tot juridische geschillen of claims tegen het bedrijf.
Onzekerheid en misverstanden: Fouten kunnen tot verwarring en onzekerheid bij de werknemer leiden, wat de overgang bemoeilijkt.
Reputatieschade: Slordige of foutieve communicatie kan de professionele reputatie van het bedrijf schaden.
Financiële gevolgen: Eventuele geschillen of correcties kunnen extra kosten met zich meebrengen.
