Openen - Incasso Brief Voorbeeld - Brieven Voorbeelden

Op [Datum Factuur] hebben wij u een factuur gestuurd voor een bedrag van [Bedrag] voor [Omschrijving van de Dienst/Product]. Tot op heden hebben wij geen betaling ontvangen. Deze factuur dient binnen [Aantal Dagen] dagen betaald te worden. Echter, tot op heden hebben wij nog geen betaling van u ontvangen.

Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend om het openstaande bedrag van [Openstaand Bedrag] binnen [Aantal Dagen] dagen na dagtekening van deze brief over te maken naar het volgende rekeningnummer:

Bankrekeningnummer: [Uw Bankrekeningnummer]
Tenaamstelling: [Uw Naam]

Vermeld bij uw betaling altijd het factuurnummer: [Factuurnummer] om een snelle verwerking te garanderen.

Indien wij niet binnen [Aantal Dagen] dagen na dagtekening van deze brief de betaling hebben ontvangen, zien wij ons genoodzaakt verdere stappen te ondernemen. Dit kan betekenen dat wij een incassobureau inschakelen, wat extra kosten met zich mee kan brengen die op u verhaald zullen worden.

Indien u de betaling reeds heeft voldaan, kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen. Mocht u echter vragen of onduidelijkheden hebben over deze brief, dan kunt u contact met ons opnemen via [Uw Telefoonnummer] of via email op [Uw Email].

Wij rekenen op uw begrip en spoedige betaling.

Met vriendelijke groet,

[Uw Naam]

[Uw Bedrijfsnaam]

Als je dit voorbeeld van een sjabloon leuk vindt, kun je het hieronder downloaden in PDF- of WORD-formaat

Hier laten we twee voorbeelden achter

Datum: 10 oktober 2023
Van: Jansen & Co. Incasso Bureau
Aan: De heer Jan de Vries
Adres: Laan van Meerdervoort 450
Postcode: 2517 BJ Den Haag

Geachte heer De Vries,

Wij schrijven u met betrekking tot de openstaande factuur met nummer 12345 ten bedrage van €500,00. Ondanks meerdere herinneringen is het verschuldigde bedrag helaas nog steeds niet voldaan.

Graag herinneren wij u eraan dat de betalingstermijn reeds is verstreken en verzoeken wij u het openstaande bedrag binnen 10 dagen na dagtekening van deze brief te voldoen.

Indien u het verschuldigde bedrag reeds heeft betaald, dan verzoeken wij u vriendelijk om contact met ons op te nemen zodat wij dit kunnen verifiëren en onze administratie kunnen bijwerken.

Wij willen u erop wijzen dat, indien wij het verschuldigde bedrag niet binnen de gestelde termijn ontvangen, wij ons genoodzaakt zien om verdere juridische stappen te ondernemen. Dit kan leiden tot extra kosten die voor uw rekening zullen komen.

Voor uw gemak hebben wij hieronder nogmaals de betalingsinformatie vermeld:

Rekeningnummer: NL12 ABNA 0417 1643 00
Ten name van: Jansen & Co. Incasso Bureau
Bedrag: €500,00
Betalingskenmerk: 12345
Betalingstermijn: 10 dagen na dagtekening van deze brief

Mocht u vragen hebben of verdere informatie wensen, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze klantenservice via telefoonnummer 070 123 4567 of per e-mail via [email protected].

Wij hopen dat het niet zover hoeft te komen en dat u het openstaande bedrag spoedig zult voldoen.

Met vriendelijke groet,
Jansen & Co. Incasso Bureau
F. Jansen
Directeur

Vragen en antwoordenr

1. Wat moet ik allemaal vermelden in een incassobrief?

In een incassobrief dienen de volgende elementen opgenomen te worden om ervoor te zorgen dat de brief volledig en duidelijk is:

Uw eigen gegevens: Vermeld uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
Gegevens van de debiteur: De naam en het adres van de persoon of het bedrijf dat moet betalen.
Datum: De datum waarop de brief is verstuurd.
Omschrijving van de vordering: Een duidelijke omschrijving van het ontstane bedrag, inclusief factuurnummer(s) en data.
Het verschuldigde bedrag: Het exacte bedrag dat de debiteur moet betalen.
Betalingstermijn: De termijn waarbinnen de debiteur de betaling moet uitvoeren.
Betalingsgegevens: Uw bankrekeningnummer en eventuele referenties die bij de betaling vermeld moeten worden.
Gevolgen bij niet-betaling: Wat de volgende stappen zijn indien de debiteur niet op tijd betaalt, zoals het inschakelen van een incassobureau of juridische stappen.
Handtekening: Uw handtekening of die van een gemachtigde.

2. Hoe zorg ik ervoor dat mijn incassobrief juridisch correct is?

Om ervoor te zorgen dat uw incassobrief juridisch correct is, houd rekening met de volgende punten:

Feitelijke juistheid: Zorg ervoor dat alle vermeldingen in de brief accuraat en waarheidsgetrouw zijn.
Juridische verplichtingen: Verwijs naar de relevante wetten en regels, zoals de betalingsvoorwaarden en de wettelijke rente bij te late betaling.
Proportionaliteit: Extra kosten en verhogingen moeten redelijk en toegestaan zijn volgens de wetgeving.
Beleefde maar duidelijke toon: De brief moet beleefd maar duidelijk zijn, zonder dreigende taal te gebruiken.
Concrete betalingstermijn: Vermeld altijd een specifieke betalingsdatum of –periode (meestal 14 dagen).

Het is vaak nuttig om juridisch advies in te winnen om er zeker van te zijn dat uw brief volledig in lijn is met de geldende wet- en regelgeving.

3. Wat is de juiste toon voor een incassobrief?

De juiste toon voor een incassobrief moet:

Zakelijk en professioneel: Houd de taal formeel en direct.
Beleefd: Respecteer de debiteur en vermijd bedreigende of vijandige taal.
Duidelijk en beknopt: Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie in een heldere en geconcentreerde manier wordt gepresenteerd.
Empathisch wanneer passend: Soms kan het nuttig zijn om begrip te tonen voor mogelijke omstandigheden van de debiteur, zonder de noodzaak van betaling uit het oog te verliezen.

Zakelijke en respectvolle communicatie kan bijdragen aan een positieve oplossing voor beide partijen.

4. Hoeveel tijd moet ik de debiteur geven om te betalen na het versturen van een incassobrief?

Na het versturen van een incassobrief wordt normaal gesproken een betalingstermijn van 14 dagen gehanteerd. Dit betekent:

Minimumtermijn: De debiteur moet minimaal 14 dagen de tijd krijgen om aan de betaling te voldoen vanaf de ontvangst van de brief.
Duidelijke datum: Vermeld de exacte datum waarop de betaling uiterlijk moet zijn ontvangen.

Hiermee geeft u de debiteur voldoende tijd om te reageren en voorkomt u eventueel misverstanden.

5. Wat moet ik doen als de debiteur niet reageert op de incassobrief?

Als de debiteur niet reageert op de incassobrief, kunt u de volgende stappen overwegen:

Herinneringsbrief: Stuur eerst een vriendelijke herinnering waarin u aangeeft dat de betalingstermijn is verstreken en dat u binnen een bepaalde periode alsnog de betaling verwacht.
Telefonisch contact: Probeer telefonisch contact op te nemen om de situatie te bespreken en een oplossing te vinden.
Inschakelen van een incassobureau: Als de herinneringen geen effect hebben, kunt u een professioneel incassobureau inschakelen.
Juridische stappen: Als de betaling nog steeds uitblijft, kunt u overwegen om juridische stappen te ondernemen, zoals het starten van een gerechtelijke procedure.

HR>

6. Kan ik extra kosten in rekening brengen in een incassobrief?

Ja, u kunt extra kosten in rekening brengen, maar deze moeten voldoen aan bepaalde voorwaarden:

Redelijkheid: De extra kosten moeten redelijk zijn en in verhouding staan tot het verschuldigde bedrag.
Juridische beperkingen: Controleer de wetgeving in uw land, zoals de Wet Incassokosten (WIK) in Nederland, die de maximaal toegestane incassokosten reguleert. Bijv. de incassokosten mogen een maximumpercentage van het verschuldigde bedrag niet overschrijden.
Voorafgaande kennisgeving: Informeer de debiteur in eerdere correspondentie over de mogelijkheid van extra kosten bij te late betaling.

Let erop dat de extra kosten duidelijk gespecificeerd worden in de incassobrief.

7. Hoe verstuur ik een incassobrief zodat ik een bewijs van verzending heb?

Om zeker te zijn van de verzending en ontvangst van uw incassobrief kunt u de volgende methoden gebruiken:

Aangetekende post: Verstuur de brief aangetekend zodat u een bewijs van verzending en ontvangstbevestiging hebt.
E-mail met leesbevestiging: Stuur de incassobrief per e-mail en vraag om een lees- of ontvangstbevestiging.
Koeriersdienst: Maak gebruik van een koeriersdienst die een afleverbevestiging biedt.
Ophalen van ontvangstbewijs: Laat de ontvanger tekenen voor ontvangst als u de brief persoonlijk overhandigt.

Een bewijs van verzending kan essentieel zijn voor eventuele juridische stappen die u mogelijk moet nemen.